Verwachtingsmanagement in interieurprojecten

In interieurprojecten draait alles om het juiste samenspel tussen ontwerp, uitvoering en de klant. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen op één lijn zit en verwachtingen realistisch blijven? Het antwoord ligt in goed verwachtingsmanagement. Als interieurprofessional wil je klanten inspireren en begeleiden, maar je wilt ook realistische verwachtingen scheppen en teleurstellingen voorkomen. En daarbij is het essentieel om de juiste mensen om je heen te verzamelen die ook jou hierbij ontzorgen.

De kracht van duidelijke afspraken

Elk interieurproject begint met een kennismakingsgesprek. Hier leg je de basis: wat zijn de wensen van de klant, wat is het budget en wat zijn de mogelijkheden? Het lijkt een open deur, maar juist in deze fase ontstaan vaak misverstanden. Wat voor de klant logisch lijkt, is dat voor jou misschien niet – en andersom. Daarom is het cruciaal om:

• Duidelijke afspraken te maken over het proces, de tijdslijnen en de kosten.
• Alle insluitingen en uitsluitingen vastleggen in de offerte.
• Offerte toesturen met de Algemene Voorwaarden.
• De klant stap voor stap mee te nemen in het ontwerpproces.
• Altijd alles vastleggen, en de klant het verslag toesturen.
• Tussentijds evaluatiemomenten in te bouwen zodat er ruimte is voor bijsturing.

Een goed begin is het halve werk. Door heldere verwachtingen te scheppen, voorkom je frustraties en zorg je voor een soepel verloop van het project.

Je kunt nog zo goed zijn in interieurontwerp, maar zonder verwachting vooraf goed af te stemmen, kan een project een lange lijdensweg worden.

Realistische verwachtingen, tevreden klanten

Soms denken klanten dat alles precies zal worden zoals het Pinterest-plaatje dat ze hebben opgeslagen. In de praktijk kunnen er echter kleine kleurverschillen zijn bij een nabestelling, langere levertijden of technische beperkingen. Als je dit niet vooraf bespreekt, kunnen ze teleurgesteld raken.

Daarom is verwachtingsmanagement zo belangrijk:

• Wees transparant over wat haalbaar is.
• Leg uit hoe beslissingen worden genomen en waarom sommige keuzes beter werken dan anderen.
• Wees proactief in het communiceren van mogelijke uitdagingen.
• Een klant die vooraf goed is geïnformeerd, zal veel minder snel ontevreden zijn.

Lessen uit de praktijk

Bij elke opdracht leer je bij. Soms loop je tegen een klant aan die zich anders opstelt dan verwacht. Zoals die ene keer…

De heer van Klanteren was meegenomen in uitleg over de offerte, de bar in de foyer van zijn bedrijf, die een transformatie kreeg, zou volgens offerte en duidelijke uitleg “plug en play” worden opgeleverd. Het bedrijf zou in eigen beheer zelf met installateur en loodgieter voorbereidingen treffen voor stroom en aanvoer van water en afvoer van en naar de nieuwe bar.

Je voelt hem misschien al aankomen. Ergens in het traject, het begon klein en best genieperig achteraf dat we het niet meteen doorhadden, maar uiteindelijk werd het groots, dat meneer bij hoog en laag beweerde hij dat wij dit zouden regelen. Het hielp niet echt dat de betrokken partijen op moment van bespreking niet bij klant waren uitgenodigd, dus we konden ook niet direct schakelen. Gelukkig hadden we wel alle correspondentie in dit project zorgvuldig bewaard, waarin goed te herleiden was, dat meneer van Klanteren wel degelijk wist dat hij de voorbereidingen zou laten treffen, dit had hij immers zelf kortgesloten met zijn installateur. Hoe dan ook een erg vervelende wellis/nietes zaak. En ja, je wordt er ook best onzeker van, want je gaat jezelf afvragen of je zelf dan iets over het hoofd hebt gezien. Mijn tip hierin; Vertrouw altijd op je onderbuik gevoel en leg altijd alles vast.

Zo zijn goede Algemene Voorwaarden die op jouw bedrijf zijn geschreven, zijn hierin natuurlijk erg belangrijk. In dit geval was de handtekening onder onze offerte, die ervoor zorgde dat dit verder geen juridische kwestie werd. Dit soort ervaringen helpen je om in de toekomst sterker in je schoenen te staan, maar geven op dat moment wel een nare nasmaak.

Ook kleine dingen kunnen een groot ding worden. Zo kan een klant twijfelen nadat de verf op de muur zit, ook al was de kleur vooraf goedgekeurd. Wie gaat de kosten betalen voor het overschilderen? Of er blijkt een typefout te staan in een offerte, waardoor een bestelling niet klopt en een verkeerde kleur vloer wordt geleverd. Dit zijn situaties waarin jouw communicatieve vaardigheden niet alleen naar de klant, maar ook de leverancier van toegevoegde waarde zijn. Ook het opbouwen van een duurzaam netwerk van betrouwbare vakmensen kan hierbij het verschil kan maken. Bedrijven kunnen vaak meer voor je betekenen als je vaker met ze samenwerkt.

Wat maakt dan een goede samenwerkingspartner?

Zonder de juiste mensen om je heen kan een project een flinke uitdaging worden. Denk aan projectmanagers, aannemers, stoffeerders en leveranciers. Als zij jouw visie begrijpen, kennis hebben van interieurprojecten en professioneel te werk gaan, neemt dat een enorme last van je schouders.

• Betrouwbaarheid – Kun je erop rekenen dat afspraken worden nagekomen?
• Transparantie – Is er een open communicatie over mogelijkheden en beperkingen?
• Kwaliteit – Leveren ze vakmanschap en denken ze mee in oplossingen?
• Door met de juiste mensen samen te werken, kun jij ’s nachts weer beter slapen en je focussen op waar je goed in bent: het creëren van inspirerende interieurs.

Dit kan dan ook anders

Het onderwerp zelf klinkt misschien onheilspellend, en de meeste interieurprojecten gaan natuurlijk vaak ook goed. Maar op dit soort vervelende situaties moet je als interieurprofessional voorbereid zijn. Vooral in grote projecten waarbij je zelf aan de lijntjes trekt.

Duidelijke communicatie, de juiste partners en realistische verwachtingen zorgen ervoor dat projecten soepel verlopen en klanten tevreden zijn. Door proactief te zijn en te investeren in betrouwbare samenwerkingen, creëer je niet alleen prachtige interieurs, maar ook een sterke reputatie als professional.

Kost dit je tijdens een project te veel energie, dan kan je creatieve kant hier behoorlijk last van hebben en dan is het misschien het juiste moment om een professional zoals een Online Business Mager in te schakelen, die er met een frisse blik tegenaan kijkt en jou hierbij kan ontzorgen. Zo kun je ook lopende projecten die zijn vastgelopen weer nieuw leven inblazen zodat je het kan gaan afronden.